生産性を4倍に上げるタスクリストの使い方

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ビジネスをしている人はよく聞いたことがあると思うけど、計画を立てることは非常に重要。でも、僕はこれまでのビジネスを毎日の計画を特に立てることなく過ごしてきました。

 

自分の目標はもちろん書き出していたし、常に意識もしていた。その目標は僕に正しい道筋をいつも示してくれていたんだけど、今思えば、その道筋を無視して、意味もなく前進と後退を繰り返していたんだよね。

 

僕は毎朝、仕事をするカフェまでの電車の中で、自分の目標について考えていた。これは、自分のモチベーションを上げるのに役立つ上に、その日に何をしないといけないのかを示してくれたこともある。目標達成のために今日やるべきタスクを思い浮かべながらデスクにつくわけだけど、多くのタスクは達成されないまま1日が終わってしまう。

 

いったい何が起こっていたのか?

 

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たぶん、アナタ自身にも全く同じようなことが起こった経験が一度や二度はあるはず。アナタのデスクにはたくさんの未決済書類が溜まっていて、電話は鳴り、留守電が15も溜まっている。パソコンを見ると、50通もの新着メールが届いている。こんな状況では、ついつい重要なタスクを後回しにしてしまいがち。なぜなら、アナタにやってくる小さな緊急事項を1つずつ片付けていかないといけないから。

 

こんな状態では、アナタの目標を達成するためのタスクに手をつける前に、1日が終わってしまうよね。アナタは努力して少しでもタスクに手をつけようとするかもしれない。でも、今日は疲れた、明日やったほうが頭が回りそう。アナタも聞き覚えがある言葉じゃない?

 

もし今そんな状況だったとしても、落ち込む必要はない。

 

アナタだけではないからね。ほとんどの人は、毎日の細々とした仕事に忙殺されている。目標をきちんと持って、それを達成している人ですらその状況に変わりはない。長い目で見れば目標のためのすべてのタスクをやり遂げているわけだけど、日々の作業に追われてストレスを溜めてるのはみんな同じ。

 

毎日の計画を立てなくても成功することは可能。でもそれだと、アナタは長時間もっともっと働かないといけなくなる。なんでかって?

 

自分のためでなく他人のために働き続ける

 

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ことになるから。

 

アナタが自分の目標を達成するための1日を計画しなかったら、アナタは自分のためでなく他の人のために働き続けることになる。アナタは、他人のリクエストに応えてから自分の仕事をやらないいけない、って思い込んでない?

 

未決済書類や留守番電話、Eメールの処理から1日を始めるのは、馬鹿げている。毎朝アナタを待っているもののほとんどは、アナタの目標や野心とは何の関係もない。それらは、他人がアナタにやってもらいたい仕事なだけ。

 

もし、アナタが運命や未来を自分の手で決めたいと思っているのであれば、アナタが自分の時間を管理しないといけない。アナタの時間を管理するためのベストな方法は、アナタの時間をアナタだけのために、アナタの都合のいいように決めること。

 

僕は書き出すことで目標を達成することができた。自分のスケジュールをタスクリストと一緒に管理し始めてから、自分の生産性が4倍も上がったんだよね。僕がオススメするやり方を実行すれば、アナタにも同じような結果がきっと望めるはず。

 

僕は今までにいろんなスケジュール管理方法を試してきたけど、どれも今ひとつ満足できないものばかりだった。いろんな管理方法のいいところばかりを集めて、自分なりに作り上げた方法を教えるね。

 

最高のスケジュール管理方法

 

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年の初めに、まず12ヶ月の目標を計画する。「自分の目標に近づくには1月にこれをして、2月にこれをして...」って自分自身で書き出していく。そして、月の初めに、週ごとの目標を立てていく。最後に、毎日の目標を立て、日ごとのタスクリストを作る。

 

僕の毎日は、前日から始まる。

 

っていうのは、毎日のタスクリストは前日に必ず作ることにしているから。例えば、火曜日のタスクリストを作ることは月曜の最後の仕事になる。水曜日のリストは火曜日の最後に作る。

 

毎朝、その日のリストを見るところから1日が始まる。そして、終了したタスクには線を引いて、どのタスクが終わっていて、どのタスクが終わってないかがわかるようにしていく。翌日のタスクリストは、その日に終わらなかったタスクから始まる。その後に、毎週の目標を見て、何を付け足していくか決める。そこまで終わったら、デスクの上の未決済書類を確認して、どれを片付けていくか決める。未決済書類などはその翌日まで持ち越すこともあるけど、ほとんどのものは後回しにするか、他の人にやってもらう。

 

僕は罫線が入った約15 × 23 cmの紙をこのリスト用に使っている。この紙に縦線を引いて列を作り、そのタスクの想定所要時間を書き込み、実際にかかった時間も書き込んでいく。

 

通常、15分から60分のタスクが20個くらい並ぶことになる。

 

これが僕の通常のタスクリスト

 

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10月25日(火)

 

30分 ランニング ストレッチ

15分 瞑想

30分 前日のメルマガ、ブログ記事の編集

60分 新商品の作成

60分 メルマガ、ブログを書く

30分 TwitterFacebook投稿

30分 プロジェクトメンバーとミーティング

90分 商談

60分 セールスレターのヘッドコピー作成

10分 メールチェック

30分 読書

15分 メンバーの日報確認

20分 日報のフィードバック

15分 ニュースのチェック(アプリ)

 

僕はこれを紙とペンで手書きするのが好きだけど、もちろんコンピューター上で管理しても問題ない。

 

問題は楽しめるかどうか

 

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時間のかかるタスクは疲れるもの。僕は1時間以上かかるものはスケジュールにできるだけ入れないようにしている。もし数時間かかるようなタスクがあれば、幾つかに分割して数日でやり遂げるようにするといい。その方がタスクを達成しやすくなるから。力を分散させることができる上に終わった分の見直しや改定も可能になるから、いい結果を出せる可能性も高い。

 

僕のスケジュールは、だいたい1時間のタスクが2つか3つ、30分のタスクが3つか4つ、15分のタスクが10〜12個くらいになる。アナタの仕事の性質によって変わってくるとは思うけど、僕はこの時間配分が気に入っている。この時間配分だと、とても融通が利く上に、疲れ切ってしまう前に終わらせられるからちょうどいい。

 

毎日アナタのとても重要なタスクとそこそこ重要なタスクをほぼ終えてしまえばとれも理想的でしょ。アナタがやればやるほど、アナタの長期的な目標にできるだけ早く近づいていくわけだから。でも...

 

1日の終わりに達成感を味わうことも重要

 

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最初のうちは熱心にやりすぎて、アナタがやれる以上のタスクを書き込んでしまいがち。実際に僕もそうだった。タスクを書きだす時には、現実的な時間設定をしよう。そして、実際にどれくらいの時間がかかったかを書き出し、1日の終わりに必ずチェックしよう。

 

完了したタスクは、線を引いてリストから消していこう。1つ終了!じゃあ次へ!っていった感じに。

 

僕はこれをもう1年以上続けているけど、リストを制覇するたびに小さな喜びを感じる。

 

毎日のタスクリストは15分もあればできるもの。アナタの毎週の目標、つまり毎月の目標と今年の目標に基づいたものから作り出すのが、秘訣になる。

 

このやり方はもしかしたらアナタには合わないかもしれないけど、とりあえず試してみることをオススメします。きっと気にいるはず。

 

アナタの同業者や競合、同僚が朝のコーヒーをすすっている時に、アナタはすでにその日に何をするべきか予定が立っている。このリストは、アナタを健康で、賢く、富める人にしてくれることになるはず。やるべきことと優先順位はもうリストに書いてある。重要なことを忘れているのではないかって不安になる必要もない。そして、アナタの1日が生産的であることを確信しながら、活力と興奮を持って仕事ができるようになる。

 

 

もくだいたくや 

 

 

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